مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست

هدف از مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در اغلب سازمان ها به دلیل جزیره ای و یکپارچه نبودن سیستم های نرم افزاری مورد استفاده، فرایند انجام امور طولانی و امکان نظارت و کنترل و تحلیل وضعیت بنگاه بسیار مشکل است.

مدیران بنگاه ها نرم افزار مطمئنی می خواهند که بدون نیاز به کدنویسی های اختصاصی که بسیار پرهزینه، زمان بر و دارای خطا ها و باگ های فراوانی است؛ بتواند تمامی فرایندهای بنگاه در زنجیره تامین، تولید و ارائه خدمات در حوزه های تخصصی (اداری، مالی، مدیریتی، فنی و تکنیکی) متناسب با استراتژی های سازمان بازمهندسی و یکپارچه نماید.

معرفی نرم افزار بیزاجی

یکی از شرکت های بین المللی طراحی و توسعه مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار بیزاجی (Bizagi) است. بیزاجی مجموعه کامل BPM را به صورت سه محصول ارائه داد که برای اتوماسیون فرآیندهای مدیریت کسب و کار مورد استفاده قرار می‎گیرند.

این سه محصول اصلی به نامهای Bizagi BPMN Modeler ،Bizagi Studio و Bizagi Engine است که معمولا در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، طراحی، مدل سازی و بهبود فرآیند کسب و کار، توسعه اپلیکیشن های مدیریت متناسب با وضعیت هر بنگاهی قابلیت پیاده سازی و استفاده را دارد.

BPMS بسته نرم افزاری است که بدون نیاز به کد و برنامه نویسی و صدمه زدن به ساختارهای موجود با استفاده از تیم های تخصصی بنگاه و کارشناسان متخصص ضمن آموزش کارکنان قادر است به عنوان ابزاری قدرتمند و سریع در چند مرحله مدیریت فرایند کسب و کار بنگاه را با تضمین امنیت، قیمت بسیار پایین و کاربر پسند پیاده سازی نمایند.

کارایی نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار

نرم افزارهایی چون بیزاجی میزان کارایی و اثربخشی فرآیندهای سازمان را ارتقا می دهند. دراین روش همزمان با شناسایی، طراحی، اجرا و پایش می توان به راه هایی برای بهبود و ارتقای مستمر فرآیندهای اجرای کسب و کار دست پیدا کرد. چرا که هدف از به کارگیری آن هم راستا نمودن فرآیندهای بهبود یافته در مسیر دستیابی سازمان به نتایج هدف گذاری شده و منطبق بر استراتژیک سازمان است.

بدین معنا (BPM) يک رويكرد منظم نگهداری امن و مبادله اطلاعات یکپارچه براساس شناسايی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پايش، كنترل و اندازه گيری فرآيندهای دستی و خودكار كسب و كار با تاکید بر نوآوری و بهبود مستمر و مبتنی بر کاربرد فناوری اطلاعات در حوزه تخصصی فعالیت بنگاه از زنجیره تامین تا بازار است.

مزیت های استقرار

با توجه به توضیحات مذکور، مزیت های استقرار چرخه مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از ابزارهای (BPMS) در سازمان عبارتند از:

• شناسایی و مستند سازی وضعیت موجود فرایندهای بنگاه در بازمهندسی، اصلاح و الکترونیکی کردن آن ها
• شناسایی و برقراری شبکه اتوماسیون ارتباطات موثر سازمانی به صورت الکترونیکی و یکپارچه با رعایت سطوح دسترسی در چارت سازمانی
• طراحی و پیاده سازی تدریجی فرآیندهای سازمان به صورت گرافيكی بدون ایجاد خلل در روند جاری انجام امور بنگاه
• امکان رهگیری اقدامات با توجه به سطح دسترسی و تامین داشبورد  و مانیتورینگ مدیریتی به منظور بررسی پیشرفت فعالیت های جاری و نظارت، ارزیابی وظایف و امور محوله به پرسنل تامین امکان گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی و شناسایی گلوگاه فرایندها
• قابلیت نصب و پیاده سازی و اجرا برنامه و ماژول های آن در سیستم عامل های مختلف کلاینتی ویندوز همانند Windows XP، Vista Windows 7 و سرور بیس همانند  Windows Server 2000, Windows Server 2003, Windows Server2008 و با امکان اتصال به دیتا بیس های مختلف و کار با مجموعه نرم افزارهای  MS Office
• صرفه جويی در هزينه ها و بالا رفتن سرعت اجرای امور در نتیجه افزایش كارايی کارکنان منابع سازمان

موارد کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار

• تمامی بنگاه های اقتصادی و صنعتی که نيازمند بازمهندسی و یکپارچه سازی فعالیت ها مابین بخش های مختلف در راستای استراتژی و اهداف خود می باشند.
• تمام سازمان های دولتی و خصوصی همانند شرکت های بزرگ دولتی، بانک ها و مؤسسات مالی، بیمارستان ها، واحدهای بزرگ کسب و کار، بیمه ها و شرکت های مخابراتی که دارای نرم افزارهای جزیره جهت انجام امور حوزه های اداری ، مالی ،ستادی و فنی هستند.

فرایند پیاده سازی BPMS

• احساس نیاز و موافقت مدیریت سازمان با بکارگیری BPMS به عنوان یک ضرورت
• ابلاغ رسمی پیاده سازی با تعیین شرح وظایف مشاور و کارکنان مرتبط
• تشکیل تیم شناخت وضعیت موجود و مستند و استاندارسازی فرایندهای متشکل از مشاور و کارکنان
• طراحی، شفاف و ساده سازی و رفع نقاط کور فرایندها با قابلیت مدل و پیاده سازی فرایند به زبان شکل ها و علائم مرتبط با اهداف و استراتژی های سازمان
• تدوین دستوالعمل های گردش کار (فرایند، فعالیت و وظایف)، طراحی کارتابل کارکنان و مدل سازی فرآیندها با استاندارد نرم افزار BPMN با قابلیت تغییر، حذف، غیرفعال شدن موقتی و افزودن فرآیند جدید در سیستم است.
• افزودن فرآیندها و مدلسازی آن ها و همچنین اعمال تغییرات در فرآیندهای سازمانی با همه جزئیات آن، به موازات آموزش مدیریت و کارکنان با نحوه کار با این سیستم
• تست و اجرای مرحله به مرحله و تحلیل سیستم، ردیابی، مانیتورینگ و بهینه سازی آن

امکانات و خدمات کاردوک

کاردوک با تکیه بر تیم منابع انسانی و مشاورین خبره برای شناخت وضعیت موجود و بازمهندسی  و پیاده سازی سیستم های بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار طرح ها بنگاه های اقتصادی با استفاده از زیرساخت های نرم افراری و سخت افزاری اطلاعات مورد نیاز پیادسازی  BPMS اعلام آمادگی می نماید. همچنین می توانید برای اطلاع از چگونگی عارضه یابی سازمانی کلیک کنید. سایر خدمات این مجموعه به شرح زیر است.

• مشاوره کسب و کار
• ثبت شرکت و تمام امور مربوط به راه اندازی کسب و کار
• خدمات مربوط به جواز کسب و جوازهای صنعتی
• نوشتن طرح توجیهی برای ارائه به بانک و سایر ارگان ها
• ثبت نام در سامانه های مختلف مثل بهین یاب، سیفام و….

برای دریافت مشاوره مدیریت کسب و کار می توانید با کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 02166418908 تماس بگیرید.

منبع: مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست